Case study: gabinet stomatologiczny odzyskał 47 leadów i 89 opinii w 90 dni

Gabinet stomatologiczny: metryki bazowe przed wdrożeniem AI

Gabinet: dwuosobowa praktyka stomatologii ogólnej z jedną recepcjonistką, działająca od poniedziałku do soboty, 9:00 - 18:00. Wolumen pacjentów: około 18 do 22 pacjentów dziennie. Opinie Google: 34 łącznie, średnia ocena 4,6. Miesięczne nieodebrane połączenia (połączenia poniżej 10 sekund lub trafiające na pocztę głosową): 23. Aktywna baza pacjentów: 1 100 kontaktów. Uśpieni pacjenci (bez wizyty od 12+ miesięcy): 380.

Wdrożone moduły i szczegóły konfiguracji

Gabinet wdrożył trzy moduły: Lead Engagement (obsługa zapytań i rezerwacji przez WhatsApp), Missed Call AI (odzyskiwanie SMS-em nieodebranych połączeń) i Review Agent (automatyczne prośby o opinie po wizytach). Moduł Reaktywacji dodano w miesiącu 2 po pierwszych wynikach. Widget na stronę nie był wdrażany, ponieważ gabinet nie miał znaczącego ruchu na stronie.

Miesiąc 1: odzyskiwanie leadów i pierwsza fala opinii

W pierwszych 30 dniach system obsłużył 67 zapytań WhatsApp poza godzinami pracy, które wcześniej pozostawałyby bez odpowiedzi do następnego ranka. Z nich 31 przekonwertowało na zarezerwowane wizyty. Przy średnim przychodzie z pierwszej wizyty 800 PLN, to 24 800 PLN odzyskanego przychodu z zapytań po godzinach w samym pierwszym miesiącu.

Moduł Missed Call odzyskał 16 z 23 typowych miesięcznych nieodebranych połączeń. 9 z 16 odbiorców SMS-ów zarezerwowało wizytę w ciągu 48 godzin. To dodatkowe 7 200 PLN odzyskanego przychodu z nieodebranych połączeń.

Review Agent wysłał wiadomości po wizytach do 100% zakończonych wizyt (około 370 pacjentów w miesiącu 1). 43% odpowiedziało opinią. Gabinet dodał 27 nowych opinii Google w 30 dni, przechodząc z 34 do 61 łącznych opinii.

Miesiąc 2: uruchomienie kampanii reaktywacyjnej

W miesiącu 2 dodano moduł Reaktywacji. System zidentyfikował 148 uśpionych pacjentów w oknie 11 do 16 miesięcy (segment gotowy do recallu). Spersonalizowana sekwencja 'pora na kontrolę' została wysłana w ciągu 2 tygodni. 23 pacjentów zarezerwowało wizytę. Przychód z reaktywacji w miesiącu 2: 18 400 PLN.

Opinie Google nadal przybywały w stałym tempie: 31 nowych opinii dodanych w miesiącu 2. Gabinet osiągnął 92 łączne opinie do końca miesiąca 2. Pozycja w Local Pack Google dla głównego słowa kluczowego poprawiła się z pozycji 7 na pozycję 3.

Miesiąc 3: system działa autonomicznie

Do miesiąca 3 system był w pełni autonomiczny. Zaangażowanie personelu w zarządzanie AI wynosiło poniżej 20 minut tygodniowo (głównie przegląd raportu miesięcznego i zatwierdzanie kilku eskalacji z flagowanych rozmów). Wolumen leadów obsługiwanych przez AI nadal rósł, ponieważ ulepszona pozycja w Google napędzała więcej ruchu przychodzącego.

Metryki miesiąca 3: 38 nowych opinii Google (łącznie 130 do końca miesiąca 3), 11 kolejnych reaktywowanych pacjentów z drugiego segmentu uśpionej bazy, 19 rezerwacji WhatsApp po godzinach. Recepcjonistka skomentowała, że jej skrzynka jest o 60% cichsza w kwestii rutynowych zapytań i może bardziej skupić się na doświadczeniu pacjentów w gabinecie.

Podsumowanie 90 dni: pełny obraz ROI automatyzacji

• ●Odzyskane leady (po godzinach + nieodebrane połączenia): 47 nowych rezerwacji, około 37 600 PLN przychodu z pierwszych wizyt
• ●Reaktywowani pacjenci: 34 łącznie (miesiące 2 i 3), około 27 200 PLN przychodu
• ●Nowe opinie Google: 89 (z 34 do 123 łącznych opinii)
• ●Pozycja w Google Local Pack: z pozycji 7 na pozycję 2 do końca miesiąca 3
• ●Zaoszczędzony czas personelu: szacunkowo 15 do 20 godzin miesięcznie na rutynowych zapytaniach
• ●Łączny bezpośredni wpływ na przychód w 90 dni: około 64 800 PLN

Co powiedział właściciel gabinetu

“Byłem sceptyczny. Myślałem, że pacjenci nie będą chcieli rozmawiać z botem. Czego się nie spodziewałem, to jak szybko pojawiły się opinie i ilu ludzi rezerwowało przez WhatsApp o 21:00 czy 22:00. To okno było dla nas kompletnie martwe wcześniej. Teraz to jedno z naszych najlepiej konwertujących źródeł rezerwacji.”

— Właściciel gabinetu, stomatologia ogólna, Polska