Zapytania wieczorem i w weekend. Jak odpisywać, kiedy studio jest zamknięte
Twoi klienci w tygodniu pracują. O nowym aucie, folii czy klimatyzacji często myślą wieczorem i w weekend – i wtedy piszą. Ty w tym czasie jesz kolację z rodziną albo w końcu śpisz. Ten tekst jest o tym, jak nie tracić tych zapytań i nie spędzać każdego wieczoru z telefonem w ręku.
Sławomir Kwaśny
Cold to Close
Dlaczego „odpiszę rano” to za późno
Wiadomość wysłana w piątek wieczorem i przeczytana w poniedziałek rano czekała dwa i pół dnia. W tym czasie klient mógł napisać do innych studiów i dostać od któregoś cenę i termin. W poniedziałek odpisujesz komuś, kto mógł już podjąć decyzję.
Sposób 1: odpisujesz sam, z telefonu
Działa i nic nie kosztuje – poza Twoim czasem. Tylko że to się nie kończy: każda wiadomość o 22:00 to kilka minut odpisywania, a potem kolejne pytanie. Rodzina widzi Cię z telefonem, a Ty i tak nie odpowiesz na wszystko, bo kiedyś trzeba spać.
Jeśli wybierasz ten sposób, ustal granicę. Na przykład: odpisujesz do 21:00, a w niedzielę tylko raz, wieczorem.
Sposób 2: gotowa formułka
Wiadomość typu „Dziękujemy, odpiszemy w godzinach pracy” mówi klientowi tylko tyle, że musi poczekać. Nie podaje ceny ani terminu, więc klient pyta dalej. Lepsza jest formułka, która daje coś konkretnego: widełki dla najczęstszych usług i informację, kiedy dokładnie odpiszesz.
„Dzień dobry, studio jest już zamknięte, odpiszemy jutro do 10:00. Orientacyjnie: ceramika od [kwota] zł, folia PPF na przód od [kwota] zł – dokładna cena zależy od auta. Proszę napisać model i rocznik, przygotujemy wycenę.”
Sposób 3: system, który odpowiada za Ciebie
Wieczorem i w weekend zapytanie dostaje odpowiedź w 60 sekund – po polsku, według Twojego cennika i z wolnymi terminami z kalendarza. System dopyta o auto i zakres, a klient może od razu zarezerwować termin. Rano masz w kalendarzu rezerwacje z opisem, a nie listę wiadomości do odpisania.
Kiedy klient pyta o coś, czego system nie wie, ten nie zgaduje. Zapisuje pytanie, przekazuje je Tobie, a klientowi mówi, kiedy dostanie odpowiedź.
A telefon po godzinach?
Po nieodebranym połączeniu klient dostaje SMS po 30 sekundach – także wieczorem, z treścią dopasowaną do pory: że studio jest zamknięte i kiedy oddzwonisz. Jeśli wieczornych telefonów jest dużo, możesz mieć też telefon, który odbiera się sam: sztuczna inteligencja odbiera po polsku, podaje widełki i umawia termin.
Ile kosztują Cię zapytania po godzinach
Policz je: przez dwa tygodnie zapisuj, ile zapytań przychodzi po zamknięciu studia i w weekendy. Pomnóż przez średnią wartość zlecenia i przez to, jaki procent z nich nie kończy się zleceniem. Kalkulator zrobi to za Ciebie.
Najczęstsze pytania
Czy system odpisuje też w święta?
Tak, o każdej porze. Ty ustalasz, jakie terminy może proponować i kiedy studio jest zamknięte.
Co, jeśli klient zapyta o coś nietypowego?
System odpowiada tylko w granicach tego, czego go nauczymy. Nietypowe pytanie zapisuje i przekazuje Tobie, a klientowi mówi, kiedy dostanie odpowiedź.
Czy klient wie, że rozmawia z systemem?
Tak. System przedstawia się jako asystent Twojego studia i nie udaje człowieka.
Ile to kosztuje?
Cenę liczymy na 15 minutach, pod Twoje miasto i usługi, zanim cokolwiek podpiszesz.
Sprawdźmy, ile Ci ucieka
15 minut przez telefon. Policzymy, ile Ci ucieka, a na koniec zobaczysz na swoim telefonie, co dostaje klient, kiedy nikt nie odbiera.
Umów 15 minut